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Organización de Eventos

La invitación: primera imagen de un acto

Invitar a alguien a un acto es ofrecerle el lugar donde se va a desarrollar ese acto, que se va a convertir en al casa del anfitrión, a que nos acompañe en un acontecimiento que consideramos importante. Invitar es un acto voluntario por el que expresamos nuestro deseo de considerar a una serie de personas como algo importante dentro de nuestra organización. Invitar, por tanto, es querer agasajar, querer considerar, querer dar un trato preferente a una serie de personas y, por tanto, querer que se sientan a gusto.
Hasta ahí, creo que todos estamos de acuerdo. Sin embargo, y al hilo de alguna de las invitaciones que he recibido últimamente, traigo a este cuaderno una consideración que juzgo importante:
La primera imagen de un acto hacia el exterior es la invitación. Cuando la enviamos, estamos pidiendo a los receptores que nos hagan caso, que es importante su presencia y que ellos son importantes para nosotros.
Así, una cuidada elección del diseño y del texto es asunto de enorme importancia; pero no es menos importante el resto de componentes de esa invitación. Es decir, deberemos cuidar, además del ya mencionado diseño y del texto, otros aspectos que configuran nuestra imagen ante el invitado: que esté bien dirigida, que el invitado no haya fallecido, que el cargo o el título del invitado sean correctos, que no haya errores tipográficos o sintácticos, que el nombre y apellidos, así como el tratamiento sean también correctos, que la invitación no tenga manchas o deterioros y que el sobre en que se remite tenga la presencia que exige el interior y esté bien dirigida y tenga los datos del remitente.
Cuidando estos aspectos, tendremos una gran parte del éxito asegurada.

Confirmar asistencias, o las sorpresas de última hora
Después de una buena invitación, cuidada, diseñada y con toda la información y, por tanto, con una "nota de protocolo" adecuada, no podemos dejar a un lado el proceso de confirmaciones.Confirmar la asistencia de nuestros invitados a un acto es garantizar, en un 95 por ciento, que sabremos de antemano los asistentes y, por tanto, podremos establecer las pertinentes prelaciones con anticipación.Las confirmaciones, en función del tipo de acto, del número de invitados y de las limitaciones del aforo, se pueden hacer de dos formas:· Pasivas: mediante teléfono, fax, mensaje electrónico, formulario en una página Web, etc., los invitados se dirigen al anfitrión para indicarle que asisten al acto. Esta es la fórmula habitual, pero no la única, ni siquiera la única que se utiliza en un acto.· Activas: el invitado se dirige a una parte o a todos los asistentes para preguntarle su asistencia. Esta fórmula se suele utilizar como complemento a la anterior, y sirve para confirmar, sobre todo, la asistencia de aquellas autoridades o personalidades de primer orden jerárquico y cuya asistencia sin confirmar causaría problemas a la hora de establecer el protocolo del acto.La experiencia me dice que siempre hay personas que asisten a un acto sin confirmar. ¿Qué hacer en esos casos? Es difícil dar una solución única; pero es materia de otro comentario.

La nota de protocolo
La invitación, de la que hablé en el comentario anterior, debe tener un diseño limpio, cuidado, adecuado a la imagen de la empresa o institución y al acto que se va a celebrar. No es lo mismo la invitación de una empresa de diseño a la inauguración de una exposición de diseño vanguardista, que la de una institución a la presentación de un proyecto. Ambas tienen que tener un diseño adecuado a los factores que las definen.A nuestros invitados, en un afán de ofrecerles lo mejor de nosotros mismos, debemos indicarles todo lo que necesitan para no tener que preguntar, a saber:· Fecha y hora· Lugar· Vestimenta· Accesos· Normas de seguridad (si las hay)· Aparcamientos (reservados o públicos)· Duración estimadaY todo aquello que se nos ocurra y que pueda aportar información de interés.Pues bien, esas invitaciones casi nunca pueden contener toda la información que pretendemos dar. Por ello, no dudemos en incluir con la invitación, y con un diseño similar o en una cartulina sin diseño, una ?nota de protocolo? en la que se indiquen, de forma ordenada, clara y concreta, toda esta información que no cabe en la invitación y que es importante.Nosotros, cuando el acto es complejo, incluimos en un segundo envío además de las acreditaciones para el acceso a los actos, una nota de seguridad en donde se indican este tipo de normas.